Hoe Temple8 met gegevens omgaat

Temple8 vult overeenkomst-templates automatisch in met AI, op basis van brondocumenten die je zelf uploadt (bijvoorbeeld een KvK-uittreksel, kadastrale informatie of een tekening). Deze pagina legt uit welke gegevens daarvoor verwerkt worden, door wie, en wat jij daarin te kiezen hebt.

We verwerken gegevens voor de volgende doelen:

• Het herkennen van invulvelden in een template die je uploadt.
• Het automatisch invullen van die velden op basis van je brondocumenten.
• Het (optioneel) bewaren van het resulterende document, zodat je het later kunt terugvinden.
• Het bijhouden van gebruik (aantal acties, tokens) voor inzicht en facturatie op organisatieniveau.
• Beveiliging: inloggen, rolbeheer en het voorkomen van misbruik.

Daarbij gaat het om de volgende categorieën gegevens:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, organisatie, rol.
• Geüploade brondocumenten en templates: deze kunnen persoonsgegevens van jou of van derden bevatten (bijvoorbeeld namen en adressen in een KvK-uittreksel). Jij bent verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van het uploaden van deze gegevens.
• Gegenereerde overeenkomsten: alleen bewaard als jij of je organisatie daarvoor kiest (zie hieronder).
• Veldfeedback: korte, tekstuele aantekeningen over correcties die je maakte, gekoppeld aan een veld — nooit aan een compleet brondocument.
• Gebruiksgegevens: tijdstip, actietype en tokenaantallen per actie, gekoppeld aan gebruiker en organisatie.

Voor de werking van Temple8 schakelen we de volgende subverwerkers in. Voor elke subverwerker geldt dat wij (of onze subverwerker zelf) verantwoordelijk zijn voor een passende verwerkersovereenkomst in lijn met de AVG.

• Supabase — database, bestandsopslag en inloggen. Ons Supabase-project draait in de regio Zürich (Zwitserland/EER-nabij).
• Anthropic — de AI (Claude) die templates analyseert en gegevens uit je brondocumenten haalt. Anthropic is een Amerikaans bedrijf; verwerking kan buiten de EER plaatsvinden.
• CloudConvert (primair) en ConvertAPI (uitwijkoptie) — zetten een Word-template om naar PDF voor de preview in de app.
• Vercel — hosting van de applicatie zelf.

Voor doorgifte van gegevens buiten de EER gelden passende waarborgen (zoals EU- standaardcontractbepalingen), voor zover van toepassing bij de betreffende subverwerker. Neem contact op (zie onderaan) als je de exacte contractuele waarborgen per subverwerker wilt inzien.

Bewaren van een gegenereerd document is altijd een bewuste keuze, op twee niveaus:

• Je organisatiebeheerder bepaalt of de organisatie überhaupt overeenkomsten mag bewaren.
• Als dat is toegestaan, kies jij per document (via een checkbox) of dít specifieke document bewaard wordt.

Bewaarde documenten blijven staan tot een geautoriseerde gebruiker ze zelf verwijdert, of tot de organisatie wordt opgeheven — er is momenteel geen automatische verwijdering na een vaste termijn. Bij het opheffen van een organisatie worden alle bijbehorende gegevens (leden, templates, overeenkomsten, feedback, bestanden) verwijderd; dat proces wordt bewaakt en pas afgerond zodra alle bestanden aantoonbaar weg zijn.

Een aantal concrete maatregelen die we hebben genomen:

• Gegevens van verschillende organisaties zijn strikt van elkaar gescheiden, afgedwongen op databaseniveau (niet alleen in de applicatiecode).
• Rolgebaseerde toegang: wat je mag lezen of wijzigen hangt af van je rol binnen de organisatie.
• Bestandsopslag is privé; bestanden zijn nooit direct via een publieke URL te benaderen.
• Al het verkeer loopt via HTTPS.
• Rate limiting op AI-aanroepen om misbruik te beperken.

Dit is een beschrijving van getroffen maatregelen, geen garantie dat elk denkbaar risico is uitgesloten. Ontdek je een kwetsbaarheid? Meld dat via het contact hieronder.

Je hebt het recht om inzage, correctie of verwijdering van je persoonsgegevens te vragen, en om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen. Neem hiervoor contact op via onderstaand adres.

Vragen over privacy, beveiliging, of een verzoek tot dataverwijdering? Mail naar info@temple8.nl.